Dane osobowe

ORLEN Petrobaltic S.A. (bądź inna spółka należąca do Grupy Kapitałowej ORLEN Petrobaltic S.A., wymieniona w pkt 1) w ramach prowadzonej działalności przetwarza informacje zawarte w korespondencji, ofertach, we wnioskach o udzielenie zamówienia, umowach i dokumentach związanych z realizacją umów/zamówień oraz znajdujące się w publicznie dostępnych rejestrach (np.: Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej RP) i Internecie. Wśród tych informacji przetwarzane są dane, które na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, mają charakter danych osobowych.

ORLEN Petrobaltic S.A. zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych (ADO) jest spółka Grupy Kapitałowej ORLEN Petrobaltic S.A., która jest stroną umowy zawartej przez podmiot wymieniony w pkt. 4 tj.:

− ORLEN Petrobaltic S.A. z siedzibą przy ul. Stary Dwór 9 w Gdańsku, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000171101

lub

− SPV Baltic Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Stary Dwór 9 w Gdańsku, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000491509

lub

− SPV Petro Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Stary Dwór 9 w Gdańsku, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000733859 (dalej zwana ORLEN Petrobaltic).

2. Nasze dane kontaktowe to: adres e-mail orlen.petrobaltic@orlen.pl, adres do korespondencji: 80-758 Gdańsk, ul. Stary Dwór 9.

3. ORLEN Petrobaltic wyznaczył inspektora ochrony danych. Jest to osoba, z którą Pani/Pan może kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Z inspektorem ochrony danych (IOD) można skontaktować się pod adresem e-mail: iod.lpb@energa.pl lub korespondencyjnie na adres ORLEN Petrobaltic wskazany w pkt 2 z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”. Dane dotyczące IOD dostępne są również na stronie internetowej: https://petrobaltic.orlen.pl/pl/dane-osobowe

4. ORLEN Petrobaltic otrzymał Pani/Pana dane osobowe od podmiotu (dalej Kontrahenta), z którym spółka utrzymuje kontakty biznesowe, współpracuje na podstawie zawartej umowy lub który ubiega się o udzielenie zamówienia/zlecenia (dalej zwane Umowa), pozyskał je z ogólnie dostępnych baz danych lub Internetu.

5. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w związku z utrzymywaniem kontaktów biznesowych, ubieganiem się Kontrahenta o zawarcie Umowy lub zawarciem i realizacją Umowy w następujących celach:

a. ustalenia/potwierdzenia posiadanych uprawnień osób wskazanych do reprezentacji Kontrahenta;

b. ustalenia/potwierdzenia uprawnień do wykonywania/realizacji zapisów Umowy lub spełnienia innych wymagań określonych w Umowie;

c. realizacji przedmiotu Umowy;

d. realizacji funkcji, uprawnień i obowiązków organów Podmiotu Dominującego w Grupie ORLEN oraz uprawnionych podmiotów wchodzących w skład Grupy ORLEN, tj. gdy jest to niezbędne, przekazanie Pani/Pana danych osobowych do ORLEN S.A. lub innych spółek Grupy ORLEN w celu realizacji ich kompetencji;

e. raportowania, monitorowania, kontroli wykonywania Umowy i jej rozliczenia;

f. stosowania wewnętrznych procedur w zakresie monitorowania przestrzegania prawa oraz ochrony ORLEN Petrobaltic przed nadużyciami i nieprawidłowościami, w tym w szczególności stosowania procedur antykorupcyjnych, przeciwdziałania nadużyciom i konfliktowi interesów, wykrywania nadużyć oraz zapewnienia bezpieczeństwa biznesowego ORLEN Petrobaltic;

g. zapewnienia ochrony osób i mienia ORLEN Petrobaltic;

h. zapewnienia bezpieczeństwa osób i przestrzegania przepisów BHP na terenie i w obiektach ORLEN Petrobaltic poprzez wprowadzenie szczególnego nadzoru nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół

zakładu pracy w postaci środków zabezpieczenia technicznego i umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring);

i. kontroli przestrzegania zasad poufności i ochrony informacji, w tym danych osobowych;

j. wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na ORLEN Petrobaltic, w tym w szczególności obowiązków instytucji obowiązanej, wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu („ustawa AML”);

k. utrzymywania kontaktów służbowych i wymiany korespondencji;

l. wypełniania obowiązków wynikających z umów zawartych z innymi kontrahentami przez ORLEN Petrobaltic;

m. przesyłania, archiwizacji lub niszczenia dokumentacji;

n. ustalania i dochodzenia roszczeń i odszkodowań, obrony przed ewentualnymi roszczeniami;

o. wypełnienia obowiązków nałożonych na ORLEN Petrobaltic przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

6. Dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z:

a. art. 6 ust 1 lit. c RODO – w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na ORLEN Petrobaltic na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym m.in. przepisów podatkowych, ustawy o rachunkowości, ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dotyczy członków organów statutowych lub pełnomocników), rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie nadużyć na rynku, przepisów o dostępie do informacji publicznej, przepisów służących ochronie życia i zdrowia lub służących ochronie środowiska,

b. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora lub strony trzeciej oraz w celu realizacji przedmiotu Umowy. Prawnie uzasadnionym interesem ORLEN Petrobaltic jest m.in. dochodzenie roszczeń wynikających z przepisów prawa, stosowanie wewnętrznych procedur nadzoru zgodności z prawem, zapewnienia ochrony osób i mienia, realizacja uprawnień podmiotu dominującego w grupach kapitałowych, wywiązanie się z postanowień umów.

7. Zakres danych osobowych przetwarzanych przez ORLEN Petrobaltic w związku utrzymywaniem kontaktów biznesowych lub z zawarciem, realizacją i rozliczeniem Umowy:

a. dane identyfikacyjne (imię i nazwisko): członków organów, przedstawicieli, pełnomocników Kontrahenta, wykonawcy, podwykonawcy i innych osób wskazanych w dokumentach składanych w związku z zawarciem Umowy oraz w trakcie realizacji Umowy lub w ramach prowadzonej współpracy biznesowej;

b. dane osób wymienionych w ppkt. a powyżej zawarte w ogólnie dostępnych bazach danych np. KRS lub w Internecie, w tym numer NIP i numer PESEL;

c. dane osób wymienionych w ppkt. a powyżej zawarte w zaświadczeniu z Krajowego Rejestru Karnego, jeżeli przedstawiciel/pełnomocnik Kontrahenta, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, zobowiązany jest do przedstawienia (złożenia) takiego zaświadczenia;

d. dane identyfikacyjne (w tym numer PESEL) i adresowe pełnomocników Kontrahenta, wykonawcy i podwykonawcy zawarte w treści pełnomocnictwa;

e. dane identyfikacyjne (w tym numer PESEL) osób wymienionych w ppkt. a powyżej, wchodzących do obiektów ORLEN Petrobaltic;

f. dane teleadresowe (służbowy adres e-mail, numer telefonu) wskazane do utrzymywania kontaktu, stanowisko lub pełniona funkcja ww. osób, jeżeli jest to niezbędne w procesie zawierania i realizacji Umowy lub wynika z zapisów Umowy;

g. dane o uprawnieniach zawodowych i kwalifikacjach oraz dane znajdujące się w dokumentach potwierdzających posiadane uprawnienia/kwalifikacje, o ile z prowadzonej współpracy biznesowej/zawieraniem i realizacją Umowy wynika obowiązek podania tych danych.

8. Odbiorcami danych osobowych mogą zostać:

a. organy i podmioty publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądy, organy ścigania, instytucje państwowe, podmioty upoważnione do prowadzenia kontroli, gdy wystąpią z żądaniem udostępnienia danych w oparciu o stosowną podstawę prawną;

b. Orlen S.A. jako podmiot dominujący w Grupie ORLEN oraz inne podmioty z Grupy ORLEN, w celu wykonywania posiadanych uprawnień lub realizacji umów wiążących ORLEN Petrobaltic i te podmioty;

c. audytorzy zewnętrzni, biegli rewidenci i doradcy podatkowi;

d. podmioty świadczące usługi doradztwa prawnego oraz w zakresie spraw sądowych;

e. uprawnione instytucje finansowe np. banki realizujące transakcje, firmy ubezpieczeniowe;

f. inni kontrahenci współpracujący z ORLEN Petrobaltic, jeżeli z zakresu takiej współpracy biznesowej/realizowanej umowy wynika obowiązek przekazania im Pani/Pana danych osobowych;

g. podmioty dostarczające korespondencję;

h. podmioty wykonujące usługi niszczenia i archiwizacji dokumentacji;

i. podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń wykorzystywanych przez ORLEN Petrobaltic;

j. podmioty świadczące usługi informatyczne w zakresie wsparcia i utrzymania systemów wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych przez ORLEN Petrobaltic, w tym poczty elektronicznej.

ORLEN Petrobaltic może powierzyć dane osobowe dostawcom usług lub produktów działającym na jego rzecz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonywania czynności na udokumentowane polecenie ORLEN Petrobaltic, pod warunkiem zachowania poufności i zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa powierzonych danych osobowych na poziomie nie niższym niż w ORLEN Petrobaltic.

8. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych w rozumieniu RODO. Przekazanie danych osobowych będzie mogło nastąpić pod warunkiem spełniania przez podmioty otrzymujące wymagań określonych w RODO. Ograniczyliśmy nasze miejsca przechowywania danych do centrów danych w Unii Europejskiej. Nie możemy jednak wykluczyć przesyłania danych przez serwery internetowe znajdujące się poza UE. Może to mieć miejsce w szczególności w przypadku, gdy uczestnicy spotkań online znajdują się w państwie trzecim. Ponadto nie możemy wykluczyć, że firma Microsoft US może uzyskać dostęp do miejsca przechowywania danych, którego używamy do celów konserwacji i pomocy technicznej.

9. Przetwarzanie danych osobowych nie będzie wykorzystywane do podejmowania decyzji, dotyczących Pani/Pana, w sposób zautomatyzowany lub do profilowania.

10. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt 5 lub do chwili pozytywnego rozpatrzenia wniesionego przez Panią/Pana sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

11. Okres, przez który dane osobowe będą przetwarzane, wyznaczany będzie m.in. w oparciu o następujące kryteria:

a. czas niezbędny do utrzymywania z Panią/Panem kontaktów służbowych związanych ze współpracą biznesową, zawieraniem i realizacją Umowy lub prowadzenia współpracy biznesowej;

b. termin realizacji i rozliczenia Umowy;

c. termin wypełniania obowiązków prawnych ciążących na ORLEN Petrobaltic na podstawie obowiązujących przepisów prawa;

d. okres archiwizacji dokumentacji dotyczącej realizacji Umowy lub współpracy biznesowej;

e. czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń wynikających z przepisów prawa.

12. Jeżeli dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Pani/Pana to informujemy, że podanie danych jest dobrowolne ale niezbędne do realizacji przedsięwzięć biznesowych/zawarcia i realizacji Umowy.

13. Osoba, której dotyczą dane posiada prawo do:

a. dostępu do danych osobowych jej dotyczących i żądania ich kopii, z uwzględnieniem faktu, że ORLEN Petrobaltic może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania;

b. sprostowania lub uzupełnienia jej danych osobowych;

c. żądania od ORLEN Petrobaltic ograniczenia przetwarzania danych osobowych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa, w tym m.in. w przypadkach, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d. usunięcia danych osobowych, jeżeli nie następują przesłanki wyłączające, wskazane w art. 17 ust. 3 RODO;

e. złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Z uprawnień mogą Państwo skorzystać kontaktując się pisemnie lub mailowo z ORLEN Petrobaltic.

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych, na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa lub formie elektronicznej. Szczegółowe informacje dotyczące składania skarg są dostępne na stronie internetowej urzędu www.uodo.gov.pl.

ORLEN Petrobaltic S.A. w związku z otrzymaną/prowadzoną korespondencją, przetwarza dane osobowe zawarte w pismach i mailach kierowanych do Spółki oraz otrzymane w czasie telefonicznych lub bezpośrednich rozmów (dalej zwane Korespondencją).

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) uprzejmie informujemy, że:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych (ADO) jest ORLEN Petrobaltic S.A. z siedzibą przy ul. Stary Dwór 9 w Gdańsku, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000171101 (dalej zwana ORLEN Petrobaltic).

2) Nasze dane kontaktowe to: adres e-mail orlen.petrobaltic@orlen.pl adres do korespondencji: 80-758 Gdańsk, ul. Stary Dwór 9.

3) ORLEN Petrobaltic wyznaczył inspektora ochrony danych. Jest to osoba, z którą Pani/Pan może się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Z inspektorem ochrony danych (IOD) można skontaktować się pod adresem e-mail: iod.lpb@energa.pl lub korespondencyjnie na adres ORLEN Petrobaltic wskazany w pkt. 2 z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”. Dane dotyczące IOD dostępne są również na stronie internetowej: https://petrobaltic.orlen.pl/pl/dane-osobowe

4) ORLEN Petrobaltic otrzymała Pani/Pana dane osobowe bezpośrednio od Pani/Pana lub zostały nam przekazane przez stronę trzecią.

5) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w związku z otrzymaną Korespondencją w następujących celach:

a. prowadzenia ewidencji Korespondencji wchodzącej i wychodzącej;

b. prowadzenia ewidencji spraw będących przedmiotem Korespondencji, w tym m.in. ewidencji wniosków, ewidencji skarg;

c. rozpatrzenia sprawy będącej przedmiotem Korespondencji, w tym, jeżeli to konieczne, skierowania sprawy do dalszego prowadzenia przez inny (właściwy) podmiot;

d. udzielenia odpowiedzi na otrzymaną korespondencję;

e. wywiązywania się z obowiązków nałożonych na ORLEN Petrobaltic powszechnie obowiązującymi przepisami prawa;

f. ustalenia i dochodzenia roszczeń wynikających z przepisów prawa lub obrony przed roszczeniami;

g. udzielania informacji w toczących się postępowaniach;

h. kontroli przestrzegania zasad poufności i ochrony informacji, w tym danych osobowych;

i. realizacji funkcji, uprawnień i obowiązków organów Podmiotu Dominującego w Grupie Kapitałowej ORLEN oraz uprawnionych podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej ORLEN tj. gdy jest to niezbędne, przekazanie Pani/Pana danych osobowych do ORLEN S.A. lub innych spółek grupy kapitałowej w celu realizacji ich kompetencji;

j. raportowania do organów podmiotów nadrzędnych i dominujących;

k. archiwizacji lub niszczenia dokumentacji;

l. wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez ORLEN Petrobaltic lub osobę, której dane dotyczą, w zakresie sprawy będącej przedmiotem Korespondencji.

6) Podanie podstawowych danych osobowych (imię, nazwisko, dane kontaktowe – adres e-mail lub adres korespondencyjny) jest dobrowolne ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi w sprawie będącej przedmiotem Korespondencji. W zależności od treści Korespondencji, do przygotowania odpowiedzi lub realizacji wniosku, może być niezbędne podanie innych danych osobowych istotnych dla sprawy.

7) Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z:

a. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – na podstawie zgody na przetwarzanie danych osobowych, w jednym lub większej ilości celów, wyrażonej poprzez bezpośrednie działanie polegające na skierowaniu Korespondencji do ORLEN Petrobaltic lub w inny sposób

np. oświadczenie o wyrażaniu zgody na przetwarzanie danych osobowych;

b. art. 6 ust 1 lit. c RODO – w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na ORLEN Petrobaltic na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa;

c. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora lub strony trzeciej. Prawnie uzasadnionym interesem ORLEN Petrobaltic jest m.in. dochodzenie roszczeń wynikających z przepisów prawa, stosowanie wewnętrznych procedur nadzoru zgodności z prawem, realizacja uprawnień podmiotu dominującego w grupach kapitałowych, wywiązanie się z zawartych umów/porozumień.

8) Zakres danych osobowych przetwarzanych przez ORLEN Petrobaltic w związku z otrzymaną korespondencją jest uzależniony od sprawy będącej przedmiotem Korespondencji oraz zakresu danych przekazanych nam przez Panią/Pana i mogą to być:

• dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, numer pesel, numer NIP, stanowisko lub pełniona funkcja;
• dane teleadresowe, w tym adres zameldowania, adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu;
• inne dane np. numery rachunków bankowych, numery ewidencyjne gruntów, numery ksiąg wieczystych.

9) Odbiorcami danych osobowych, w zależności od przedmiotu Korespondencji, mogą zostać:

a. organy i podmioty publiczne uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądy, organy ścigania lub instytucje państwowe, podmioty upoważnione do prowadzenia kontroli, gdy wystąpią z żądaniem udostępnienia danych, w oparciu o stosowną podstawę prawną;

b. Podmiot Dominujący w Grupie ORLEN tj. ORLEN S.A. oraz inne podmioty z Grupy ORLEN, w celu wykonywania posiadanych uprawnień i realizacji zawartych umów;

c. audytorzy zewnętrzni, biegli rewidenci, doradcy prawni i doradcy podatkowi;

d. podmioty świadczące usługi w zakresie prowadzenia spraw sądowych;

e. uprawnione instytucje finansowe np. banki realizujące transakcje, firmy ubezpieczeniowe;

f. inni kontrahenci współpracujący z ORLEN Petrobaltic, jeżeli obowiązek przekazania im Pani/Pana danych osobowych wynika z zakresu tej współpracy biznesowej/Umowy a udostępnienie jest niezbędne do załatwienia sprawy będącej przedmiotem Korespondencji;

g. podmioty dostarczające korespondencję, w tym również w formie elektronicznej;

h. podmioty wykonujące usługi archiwizacji lub niszczenia dokumentacji;

i. podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń wykorzystywanych przez ORLEN Petrobaltic;

j. podmioty świadczące usługi informatyczne w zakresie wsparcia i utrzymania systemów wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych przez ORLEN Petrobaltic, w tym poczty elektronicznej. ORLEN Petrobaltic może powierzyć przetwarzanie danych osobowych dostawcom usług lub produktów, działającym na jej rzecz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonywania czynności na udokumentowane polecenia ORLEN Petrobaltic, pod warunkiem zachowania poufności i zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa Pani/Pana danych osobowych na poziomie nie niższym niż w ORLEN Petrobaltic.

10) Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych w rozumieniu RODO. Przekazanie danych osobowych będzie mogło nastąpić pod warunkiem spełniania przez podmioty otrzymujące wymagań określonych w RODO. Ograniczyliśmy nasze miejsca przechowywania danych do centrów danych w Unii Europejskiej. Nie możemy jednak wykluczyć przesyłania danych przez serwery internetowe znajdujące się poza UE. Może to mieć miejsce w szczególności w przypadku, gdy uczestnicy spotkań online znajdują się w państwie trzecim. Ponadto nie możemy wykluczyć, że firma Microsoft US może uzyskać dostęp do miejsca przechowywania danych, którego używamy do celów konserwacji i pomocy technicznej.

11) Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych nie będzie służyło do podejmowania decyzji, dotyczących Pani/Pana, w sposób zautomatyzowany lub do profilowania.

12) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt. 5 lub do chwili pozytywnego rozpatrzenia wniesionego przez Panią/Pana sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

13) Okres przetwarzania danych osobowych uzależniony jest od celu w jakim są one przetwarzane i wyznaczany będzie m.in. w oparciu o następujące kryteria:

a. czas niezbędny do utrzymywania z Panią/Panem kontaktów związanych z obsługą Korespondencji;

b. termin realizacji sprawy/wniosku będącej/ego przedmiotem Korespondencji;

c. termin wypełniania obowiązków prawnych ciążących na ORLEN Petrobaltic na podstawie powszechnych przepisów prawa;

d. okres archiwizacji dokumentacji;

e. czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia roszczeń wynikających z przepisów prawa lub obrony przed roszczeniami.

14) Informujemy o przysługującym prawie do:

a. dostępu do danych osobowych jej dotyczących i żądania ich kopii, z uwzględnieniem faktu, że ORLEN Petrobaltic może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania;

b. sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych;

c. żądania od ORLEN Petrobaltic ograniczenia przetwarzania danych osobowych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa, w tym m.in. w przypadkach, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego;

d. usunięcia danych, jeżeli nie następują przesłanki wyłączające, wynikające z art. 17 ust. 3 RODO;

e. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Z uprawnień może skorzystać kontaktując się pisemnie lub mailowo z ORLEN Petrobaltic (pkt 2) lub z IOD (pkt 3).

15) Informujemy o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego. W Polsce organem takim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Skargę można wnieść pisemnie na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa lub formie elektronicznej. Szczegółowe informacje dotyczące składania skarg są dostępne na stronie internetowej urzędu www.uodo.gov.pl.

ORLEN Petrobaltic S.A. w ramach prowadzonej działalności socjalnej przetwarza informacje zawarte we wnioskach, w zaświadczenia, w korespondencji i innych materiałach otrzymanych od osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń socjalnych oraz znajdujące się w publicznie dostępnych rejestrach lub Internecie. Wśród tych informacji mogą znajdować się dane, które na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, mają charakter danych osobowych.

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informujemy, że:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych (ADO) jest ORLEN Petrobaltic S.A. z siedzibą przy ul. Stary Dwór 9 w Gdańsku, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000171101 (dalej zwana ORLEN Petrobaltic).

2) Nasze dane kontaktowe to: adres e-mail orlen.petrobaltic@orlen.pl adres do korespondencji: 80-758 Gdańsk, ul. Stary Dwór 9.

3) ORLEN Petrobaltic wyznaczył inspektora ochrony danych. Jest to osoba, z którą Pani/Pan może się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Z inspektorem ochrony danych (IOD) można skontaktować się pod adresem e-mail: iod.lpb@energa.pl lub korespondencyjnie na adres ORLEN Petrobaltic wskazany w pkt. 2 z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”. Dane dotyczące IOD dostępne są również na stronie internetowej https://petrobaltic.orlen.pl/pl/dane-osobowe.

4) ORLEN Petrobaltic otrzymał Twoje dane osobowe bezpośrednio od Ciebie lub od osoby uprawnionej do składania wniosków o przyznanie świadczenia z ZFŚS.

5) Podanie danych jest dobrowolne ale niezbędne do rozpatrzenia i realizacji wniosków o przyznanie świadczeń z ZFŚS.

6) Dane osobowe przetwarzane będą zgodnie:

a) art. 6 ust. 1 lit b RODO w celu wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy związanej z udzieleniem świadczenia socjalnego;

b) art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit b RODO w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na ORLEN Petrobaltic wynikających m.in. z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ustalenia prawa do świadczeń z ZFŚS oraz określenie ich wysokości), ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustalenie obowiązku podatkowego oraz naliczenie podatku dochodowego, przechowywanie dokumentacji dotyczącej wypłacanych świadczeń),ustawy o rachunkowości (sporządzanie sprawozdania finansowego)

c) art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów ORLEN Petrobaltic lub strony trzeciej, w tym m.in. ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń wynikających z przepisów prawa, zapewnienie realizacji uprawnień podmiotów dominujących w grupach kapitałowych, archiwizacji dokumentacji.

7) Twoje dane osobowe, obejmujące informacje zawarte we wnioskach o przyznanie świadczeń oraz w dokumentach potwierdzających sytuację materialną, rodzinną i zdrowotną, przetwarzane będą przez powołanych przez pracodawcę oraz działających z jego upoważnienia członków zakładowej komisji socjalnej oraz wyznaczonych pracowników ORLEN Petrobaltic, którzy zobowiązani są do zachowania tych danych w tajemnicy.

8) ORLEN Petrobaltic może powierzyć Twoje dane osobowe dostawcom usług lub produktów działającym na jego rzecz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonywania czynności na udokumentowane polecenia ORLEN Petrobaltic, pod warunkiem zachowania poufności i zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa danych osobowych na poziomie nie niższym niż w ORLEN Petrobaltic.

9) Odbiorcą danych osobowych mogą zostać:

a) organy i podmioty publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądy, organy ścigania, instytucje państwowe, podmioty upoważnione do prowadzenia kontroli, gdy wystąpią z żądaniem udostępnienia danych w oparciu o stosowną podstawę prawną;

b) Orlen S.A. jako podmiot dominujący w Grupie Orlen oraz inne podmioty dominujące z Grupy Orlen w celu wykonywania posiadanych uprawnień i realizacji zawartych umów;

c) podmioty prowadzące badanie dokumentów finansowych, w tym sprawozdań;

d) audytorzy zewnętrzni, biegli rewidenci i doradcy podatkowi;

e) podmioty świadczące usługi doradztwa prawnego oraz w zakresie spraw sądowych;

f) uprawnione instytucje finansowe np. banki realizujące transakcje;

g) podmioty dostarczające korespondencję, w tym również w formie elektronicznej;

h) podmioty wykonujące usługi archiwizacji i niszczenia dokumentacji;

i) podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń wykorzystywanych przez ORLEN Petrobaltic;

j) podmioty świadczące usługi informatyczne w zakresie wsparcia i utrzymania systemów wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych przez ORLEN Petrobaltic, w tym poczty elektronicznej;

k) uprawnionym strukturom związków zawodowych, wyłącznie w zakresie określonym przepisami prawa.

10) Dane osobowe mogą być przekazane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych w rozumieniu RODO. Przekazanie danych osobowych będzie mogło nastąpić pod warunkiem spełniania przez podmioty otrzymujące wymagań określonych w RODO. Ograniczyliśmy nasze miejsca przechowywania danych do centrów danych w Unii Europejskiej. Nie możemy jednak wykluczyć przesyłania danych przez serwery internetowe znajdujące się poza UE. Może to mieć miejsce w szczególności w przypadku, gdy uczestnicy spotkań online znajdują się w państwie trzecim. Ponadto nie możemy wykluczyć, że firma Microsoft US może uzyskać dostęp do miejsca przechowywania danych, którego używamy do celów konserwacji i pomocy technicznej.

11) Przetwarzanie Twoich danych osobowych nie będzie służyło do podejmowania decyzji, dotyczących Ciebie, w sposób zautomatyzowany lub do profilowania.

12) Dane osobowe przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt. 6 lub do chwili pozytywnego rozpatrzenia wniesionego przez Ciebie sprzeciwu wobec przetwarzania danych, w tym w szczególności:

a) przez okres ubiegania się o świadczenie, jego ustalenie, realizację i rozliczenie;

b) czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń wynikających z przepisów prawa;

c) okres archiwizacji dokumentacji dotyczącej świadczenia.

13) Informujemy o przysługującym prawie do:

a) dostępu do danych osobowych jej dotyczących i żądania ich kopii, z uwzględnieniem faktu, że ORLEN Petrobaltic może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania;

b) sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych;

c) żądania od ORLEN Petrobaltic ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa, w tym m.in. w przypadkach, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d) usunięcia danych, jeżeli nie jest realizowany żaden inny cel przetwarzania, np. zakończono przechowywanie dokumentacji w okresie wynikającym z przepisów prawa;

e) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionych interesów realizowanych prze ADO.

Z uprawnień możesz skorzystać kontaktując się pisemnie lub mailowo z ORLEN Petrobaltic lub IOD na adresy wskazane w punktach 2 i 3.

14) Informujemy o prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na przetwarzanie Twoich danych osobowych, na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa lub formie elektronicznej. Szczegółowe informacje dotyczące składania skarg są dostępne na stronie internetowej urzędu www.uodo.gov.pl.

ORLEN Petrobaltic S.A. w ramach prowadzonej działalności przetwarza informacje zawarte w korespondencji, ofertach, we wnioskach o udzielenie zamówienia, umowach i dokumentach związanych z realizacją umów/zamówień oraz znajdujące się w publicznie dostępnych rejestrach (np.: Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej RP) i Internecie. Wśród tych informacji przetwarzane są dane, które na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, mają charakter danych osobowych. ORLEN Petrobaltic S.A. zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych (ADO) jest ORLEN Petrobaltic S.A. z siedzibą przy ul. Stary Dwór 9 w Gdańsku, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000171101 (dalej zwana ORLEN Petrobaltic).

2. Nasze dane kontaktowe to: adres e-mail orlen.petrobaltic@orlen.pl adres do korespondencji: 80-758 Gdańsk, ul. Stary Dwór 9.

3. ORLEN Petrobaltic wyznaczył inspektora ochrony danych. Jest to osoba, z którą Pani/Pan może kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Z inspektorem ochrony danych (IOD) można skontaktować się pod adresem e-mail: iod.lpb@energa.pl lub korespondencyjnie na adres ORLEN Petrobaltic wskazany w pkt. 2 z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”. Dane dotyczące IOD dostępne są również na stronie internetowej: https://petrobaltic.orlen.pl/pl/dane-osobowe.

4. ORLEN Petrobaltic otrzymał dane osobowe bezpośrednio Pani/Pana lub od współpracującego z nami podmiotu gospodarczego (dalej Kontrahenta).

5. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w związku z zawarciem i realizacją umowy w następujących celach:

a. potwierdzenia posiadanych uprawnień do reprezentacji;

b. ustalenia/potwierdzenia uprawnień lub kwalifikacji wymaganych do wykonywania/realizacji zapisów umowy;

c. raportowania, kontroli wykonywania umowy i jej rozliczenia;

d. utrzymywania kontaktów służbowych i wymiany korespondencji;

e. przesyłania i archiwizacji dokumentacji;

f. ustalania i dochodzenia roszczeń i odszkodowań, obrony przed ewentualnymi roszczeniami;

g. kontroli przestrzegania zasad poufności i ochrony informacji, w tym danych osobowych;

h. stosowania wewnętrznych procedur w zakresie monitorowania przestrzegania prawa oraz ochrony ORLEN Petrobaltic przed nadużyciami i nieprawidłowościami, w tym w szczególności stosowania procedur antykorupcyjnych, przeciwdziałania nadużyciom i konfliktowi interesów, wykrywania nadużyć oraz zapewnienia bezpieczeństwa biznesowego ORLEN Petrobaltic;

i. przeprowadzenia/potwierdzenia odbycia niezbędnych szkoleń, w tym BHP i ppoż., zgodnie z regulacjami obowiązującymi w ORLEN Petrobaltic;

j. stwierdzenia aktualności orzeczeń lekarskich, wydanych na podstawie przepisów prawa pracy, potwierdzających brak przeciwskazań do wykonywania prac realizowanych w ramach umowy;

k. zapewnienie bezpieczeństwa osób i ochrony mienia;

l. wypełnienia obowiązków nałożonych na ORLEN Petrobaltic przez przepisy prawa.

6. Dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z:

a. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w celu realizacja czynności niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, oraz do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

b. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów ORLEN Petrobaltic lub strony trzeciej oraz w celu realizacji przedmiotu umowy. Prawnie uzasadnionym interesem ORLEN Petrobaltic jest m.in. ustalenie i dochodzenie roszczeń na podstawie przepisów prawa, stosowanie wewnętrznych procedur nadzoru zgodności z prawem, zapewnienia ochrony osób i mienia, wywiązanie się z postanowień umowy,

zapewnienie realizacji uprawnień podmiotów dominujących w grupach kapitałowych, archiwizacja dokumentacji;

c. art. 6 ust. 1 lit. c – w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na ORLEN Petrobaltic na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w tym m.in. przepisów podatkowych, ustawy o rachunkowości, ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, przepisów o dostępie do informacji publicznej, przepisów BHP, służących ochronie życia i zdrowia oraz służących ochronie środowiska, zapewnienia zatrudniania przy określonych pracach pracowników posiadających odpowiednie kwalifikacji lub uprawnienia, zapewnienia bezpieczeństwa na terenie i w trakcie prowadzonych prac.

7. Zakres danych osobowych przetwarzanych przez ORLEN Petrobaltic w związku z zawarciem, realizacją i rozliczeniem umowy:

a. dane identyfikacyjne (imię i nazwisko): właścicieli podmiotów gospodarczych, członków organów, przedstawicieli, pełnomocników oraz pracowników Kontrahenta, wykonawcy, podwykonawców i innych osób wskazanych w dokumentach składanych w ramach współpracy biznesowej;

b. dane osób wymienionych w ppkt. a powyżej zawarte w ogólnie dostępnych bazach lub Internecie, w tym numer NIP i numer PESEL;

c. dane osób wymienionych w ppkt. a powyżej zawarte w zaświadczeniu z Krajowego Rejestru Karnego, jeżeli przedstawiciel/pełnomocnik Kontrahenta, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, zobowiązany jest do przedstawienia (złożenia) takiego zaświadczenia;

d. dane identyfikacyjne i adresowe, w tym numer PESEL, pełnomocników Kontrahenta/ wykonawcy i podwykonawcy zawarte w treści pełnomocnictwa;

e. dane identyfikacyjne (w tym numer PESEL) osób wymienionych w ppkt. a powyżej, wchodzących do obiektów ORLEN Petrobaltic;

f. dane teleadresowe (adres e-mail, służbowy numer telefonu wskazane do utrzymywania kontaktu, stanowisko lub pełniona funkcja) ww. osób, jeżeli jest to niezbędne do utrzymywania kontaktów biznesowych;

g. dane o uprawnieniach zawodowych i kwalifikacjach oraz dane znajdujące się w dokumentach potwierdzających posiadane uprawnienia/kwalifikacje, o ile z prowadzonej współpracy biznesowej/zawieraniem i realizacją Umowy wynika obowiązek podania tych danych.

8. Odbiorcami danych osobowych mogą zostać:

a. organy i podmioty publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądy, organy ścigania, instytucje państwowe, podmioty upoważnione do prowadzenia kontroli, gdy wystąpią z żądaniem udostępnienia danych w oparciu o stosowną podstawę prawną;

b. ORLEN S.A. jako podmiot dominujący w Grupie ORLEN w celu wykonywania posiadanych uprawnień;

c. uprawnione podmioty Grupy ORLEN w celu wykonywania posiadanych uprawnień lub realizacji umów wiążących ORLEN Petrobaltic;

d. audytorzy zewnętrzni, biegli rewidenci i doradcy podatkowi;

e. podmioty świadczące usługi doradztwa prawnego oraz w zakresie spraw sądowych;

f. uprawnione instytucje finansowe np. banki realizujące transakcje, firmy ubezpieczeniowe;

g. inni kontrahenci współpracujący z ORLEN Petrobaltic, jeżeli z zakresu tej współpracy biznesowej/Umowy wynika obowiązek przekazania im Pani/Pana danych osobowych;

h. podmioty dostarczające korespondencję;

i. podmioty wykonujące usługi niszczenia i archiwizacji dokumentacji;

j. podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń wykorzystywanych przez ORLEN Petrobaltic;

k. podmioty świadczące usługi informatyczne w zakresie wsparcia i utrzymania systemów wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych przez ORLEN Petrobaltic, w tym poczty elektronicznej.

8. ORLEN Petrobaltic może powierzyć przetwarzanie danych osobowych dostawcom usług lub produktów działającym na jej rzecz na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonywania czynności na udokumentowane polecenie ORLEN Petrobaltic, pod warunkiem zachowania poufności i zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa powierzonych danych osobowych na poziomie nie niższym niż w ORLEN Petrobaltic.

9. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych w rozumieniu RODO. Przekazanie danych osobowych będzie mogło nastąpić pod warunkiem spełniania przez podmioty otrzymujące wymagań określonych w RODO. Ograniczyliśmy nasze miejsca przechowywania danych do centrów danych w Unii Europejskiej. Nie możemy jednak wykluczyć przesyłania danych przez serwery internetowe znajdujące się poza UE. Może to mieć miejsce w szczególności w przypadku, gdy uczestnicy spotkań online znajdują się w państwie trzecim. Ponadto nie możemy wykluczyć, że firma Microsoft US będzie mieć dostęp do miejsca przechowywania danych, w związku z prowadzeniem konserwacji lub pomocy technicznej.

10. W wyniku przetwarzania danych osobowych, decyzje dotyczące Pani/Pana nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu.

11. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt. 5 lub do chwili pozytywnego rozpatrzenia wniesionego przez Panią/Pana sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

12. Okres, przez który dane osobowe będą przetwarzane wyznaczany będzie m.in. w oparciu o następujące kryteria:

a. czas niezbędny do utrzymywania z Panią/Panem kontaktów służbowych związanych z realizacją umowy lub prowadzenia współpracy biznesowej;

b. termin realizacji i rozliczenia umowy;

c. termin wypełniania obowiązków prawnych ciążących na ORLEN Petrobaltic na podstawie powszechnych przepisów prawa;

d. okres archiwizacji dokumentacji dotyczącej realizacji umowy;

e. czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń wynikających z przepisów prawa.

13. Jeżeli dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Pani/Pana to informujemy, że podanie danych jest dobrowolne ale niezbędne do zawarcia i realizacji Umowy lub prowadzenia współpracy biznesowej.

14. Osoba, której dotyczą dane posiada prawo do:

a. dostępu do danych osobowych jej dotyczących i żądania ich kopii, z uwzględnieniem faktu, że ORLEN Petrobaltic może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania;

b. sprostowania lub uzupełnienia jej danych osobowych;

c. żądania od ORLEN Petrobaltic ograniczenia przetwarzania danych osobowych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa, w tym m.in. w przypadkach, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d. usunięcia danych osobowych, jeżeli nie następują przesłanki wyłączające, wskazane w art. 17 ust. 3 RODO;

e. złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Z uprawnień mogą Państwo skorzystać kontaktując się pisemnie lub e-mail z ORLEN Petrobaltic lub IOD.

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych, na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa lub formie elektronicznej. Szczegółowe informacje dotyczące składania skarg są dostępne na stronie internetowej urzędu www.uodo.gov.pl.

ORLEN Petrobaltic S.A. w ramach prowadzonej działalności przetwarza dane zawarte w korespondencji, ofertach, we wnioskach o udzielenie zamówienia, umowach i dokumentach związanych z realizacją umów oraz znajdujące się w publicznie dostępnych rejestrach (np.: Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej RP) i Internecie. Wśród tych informacji mogą znajdują się dane, które na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, mają charakter danych osobowych.

ORLEN Petrobaltic S.A. zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych (ADO) jest ORLEN Petrobaltic S.A. z siedzibą przy ul. Stary Dwór 9 w Gdańsku, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000171101 (dalej zwana ORLEN Petrobaltic).

2. Nasze dane kontaktowe to: adres e-mail orlen.petrobaltic@orlen.pl adres do korespondencji: 80-758 Gdańsk, ul. Stary Dwór 9.

3. ORLEN Petrobaltic wyznaczył inspektora ochrony danych. Jest to osoba, z którą Pani/Pan może się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Z inspektorem ochrony danych (IOD) można skontaktować się pod adresem e-mail: iod.lpb@energa.pl lub korespondencyjnie na adres ORLEN Petrobaltic wskazany w pkt. 2 z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”. Dane dotyczące IOD dostępne są również na stronie internetowej https://petrobaltic.orlen.pl/pl/dane-osobowe.

4. ORLEN Petrobaltic otrzymał Pani/Pana dane osobowe od podmiotu (dalej Kontrahenta), z którym nasza spółka utrzymuje kontakty biznesowe, współpracuje na podstawie zawartej umowy/zlecenia (dalej Umowy), pozyskał je z ogólnie dostępnych baz danych (np. KRS) lub Internetu albo bezpośrednio od Pani/Pana.

5. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w związku z zawarciem i realizacją Umowy zawartej pomiędzy ORLEN Petrobaltic a Kontrahentem w następujących celach:

a. ustalenia/potwierdzenia uprawnień do wykonywania/realizacji zapisów Umowy lub spełnienia innych wymagań określonych w Umowie;

b. realizacji przedmiotu Umowy;

c. ustalenia/potwierdzenia uprawnień lub kwalifikacji wymaganych do wykonywania prac zgodnie z Umową lub spełnienia innych wymagań określonych w Umowie;

d. przeprowadzenia niezbędnych szkoleń, w tym dot. ochrony PPOŻ i BHP i/lub ustalenia ważności odbytych szkoleń;

e. prowadzenia postępowań powypadkowych lub wyjaśniających;

f. przeprowadzania kontroli trzeźwości zgodnie z regulacjami obowiązującymi w ORLEN Petrobaltic;

g. ustalenia ważności niezbędnych zaświadczeń z zakresu medycyny pracy;

h. kontroli przestrzegania zasad poufności i ochrony informacji, w tym danych osobowych;

i. stosowania wewnętrznych procedur w zakresie monitorowania przestrzegania prawa;

j. zapewnienie bezpieczeństwa osób i ochrony mienia;

k. realizacji uprawnień podmiotów dominujących w grupach kapitałowych;

l. wywiązania się z umów zawartych z innymi podmiotami, jeżeli wynika to z treści umów zawartych z kontrahentami;

m. monitorowania, kontroli wykonywania Umowy i jej rozliczenia;

n. utrzymywania kontaktów służbowych i wymiany korespondencji;

o. raportowania, przesyłania i archiwizacji dokumentacji;

p. ustalania i dochodzenia roszczeń i odszkodowań, obrona przed ewentualnymi roszczeniami;

q. wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na ORLEN Petrobaltic.

6. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest:

a. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – czyli do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy lub do zawarcia umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, (dotyczy osób fizycznych, w tym prowadzących działalność gospodarczą, które są stroną umowy i samodzielnie udostępnią swoje dane osobowe w ramach ubiegania się o zamówienie lub w trakcie realizacji umowy);

b. art. 6 ust 1 lit. c RODO – w zakresie wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na ORLEN Petrobaltic na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów, w tym m.in. przepisów podatkowych, przepisów o rachunkowości, przepisów o przeciwdziałaniu prania pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie nadużyć na rynku, przepisów o dostępie do informacji publicznej, przepisów służących ochronie życia i zdrowia oraz służących ochronie środowiska, przepisów zobowiązujących do zatrudniania przy określonych pracach pracowników posiadających odpowiednie kwalifikacji lub uprawnienia, zapewnienie bezpieczeństwa na terenie i w trakcie prowadzonych prac, zapewnienie ochrony osób i mienia,

c. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów ORLEN Petrobaltic lub strony trzeciej oraz w celu realizacji przedmiotu umowy. Prawnie uzasadnionym interesem ORLEN Petrobaltic jest m.in. ustalenie i dochodzenie roszczeń wynikających z przepisów prawa, stosowanie wewnętrznych procedur nadzoru zgodności z prawem, zapewnienia ochrony interesów i mienia ORLEN Petrobaltic, wywiązanie się z postanowień Umowy, zapewnienie realizacji uprawnień podmiotów dominujących w grupach kapitałowych.

7. Zakres danych osobowych przetwarzanych przez ORLEN Petrobaltic w związku z zawarciem, realizacją i rozliczeniem umowy:

a. dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, numer PESEL): pracowników Kontrahenta, pracowników podwykonawców i innych osób wskazanych w dokumentach składanych w toku realizacji umowy, jeżeli jest to niezbędne do realizacji umowy i wynika z zapisów umowy;

b. dane teleadresowe (służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, stanowisko lub pełniona funkcja,) ww. osób, jeżeli jest to niezbędne do realizacji umowy i wynika z zapisów umowy;

c. wizerunek ww. osób, jeżeli jest to niezbędne do wydania przepustek uprawniających do wejścia na teren ORLEN Petrobaltic oraz w związku z prowadzonym monitoringiem wizyjnym;

d. dane o uprawnieniach zawodowych i kwalifikacjach, o ile z umowy wynika obowiązek podania tych danych;

e. dane zawarte w dokumentach potwierdzających posiadane uprawnienia i kwalifikacje, o ile z umowy wynika obowiązek okazania tych dokumentów;

f. dane dotyczące terminów ważności niezbędnych szkoleń, w tym BHP, i zaświadczeń z zakresu medycyny pracy;

g. dane zawarte w formularzach ZUS ZUA pracowników Kontrahenta, podwykonawcy (lub innych dokumentach potwierdzających zatrudnienie), którzy powinni być zatrudnieni na podstawie umowy o pracę.

8. Odbiorcami danych osobowych mogą zostać:

a. organy i podmioty publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądy, organy ścigania, instytucje państwowe, podmioty upoważnione do prowadzenia kontroli, gdy wystąpią z żądaniem udostępnienia danych w oparciu o stosowną podstawę prawną;

b. ORLEN S.A. jako podmiot dominujący w Grupie Orlen oraz inne podmioty dominujące z Grupy Orlen, w celu wykonywania posiadanych uprawnień;

c. uprawnione podmioty Grupy Orlen, w celu wykonywania posiadanych uprawnień lub realizacji umów wiążących ORLEN Petrobaltic i te podmioty;

d. audytorzy zewnętrzni, biegli rewidenci i doradcy podatkowi;

e. podmioty świadczące usługi doradztwa prawnego oraz w zakresie spraw sądowych;

f. uprawnione instytucje finansowe np. banki realizujące transakcje, firmy ubezpieczeniowe;

g. inni kontrahenci współpracujący z ORLEN Petrobaltic, jeżeli z zakresu współpracy biznesowej/Umowy wynika obowiązek przekazania im Pani/Pana danych osobowych;

h. podmioty dostarczające korespondencję;

i. podmioty wykonujące usługi niszczenia i archiwizacji dokumentacji;

j. podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń wykorzystywanych przez ORLEN Petrobaltic;

k. podmioty świadczące usługi informatyczne w zakresie wsparcia i utrzymania systemów wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych przez ORLEN Petrobaltic, w tym poczty elektronicznej.

ORLEN Petrobaltic może powierzyć dane osobowe dostawcom usług lub produktów działającym na jego rzecz na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonywania czynności na udokumentowane polecenie ORLEN Petrobaltic, pod warunkiem zachowania poufności i zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa powierzonych danych osobowych na poziomie nie niższym niż w ORLEN Petrobaltic.

9. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych w rozumieniu RODO. Przekazanie danych osobowych będzie mogło nastąpić pod warunkiem spełniania przez podmioty otrzymujące wymagań określonych w RODO. Ograniczyliśmy nasze miejsca przechowywania danych do centrów danych w Unii Europejskiej. Nie możemy jednak wykluczyć przesyłania danych przez serwery internetowe znajdujące się poza UE. Może to mieć miejsce w szczególności w przypadku, gdy uczestnicy spotkań online znajdują się w państwie trzecim. Ponadto nie możemy wykluczyć, że firma Microsoft US może uzyskać dostęp do miejsca przechowywania danych, którego używamy do celów konserwacji i pomocy technicznej.

10. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych nie będzie służyło do podejmowania decyzji, dotyczących Pani/Pana, w sposób zautomatyzowany lub do profilowania.

11. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt. 5 lub do chwili pozytywnego rozpatrzenia wniesionego przez Panią/Pana sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

12. Okres, przez który dane osobowe będą przetwarzane wyznaczany będzie m.in. w oparciu o następujące kryteria:

a. czas niezbędny do utrzymywania z Panią/Panem kontaktów służbowych związanych z realizacją umowy;

b. termin realizacji i rozliczenia umowy;

c. okres archiwizacji dokumentacji dotyczącej realizacji umowy;

d. czas niezbędny do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na ORLEN Petrobaltic;

e. czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń wynikających z przepisów prawa.

13. Jeżeli dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Pani/Pana to informujemy, że podanie danych jest dobrowolne ale niezbędne do wykonywania przedsięwzięć związanych realizacją Umowy.

14. Osoba, której dotyczą dane posiada prawo do:

a. dostępu do danych osobowych jej dotyczących i żądania ich kopii, z uwzględnieniem faktu, że ORLEN Petrobaltic może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania;

b. sprostowania lub uzupełnienia jej danych osobowych;

c. żądania od ORLEN Petrobaltic ograniczenia przetwarzania danych osobowych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa, w tym m.in. w przypadkach, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d. usunięcia danych osobowych, jeżeli nie występują przesłanki wyłączające, wskazane w art. 17 ust. 3 RODO;

e. złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Z uprawnień mogą Państwo skorzystać kontaktując się pisemnie lub e-mail z ORLEN Petrobaltic lub IOD.

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na przetwarzanie przez ORLEN Petrobaltic Pani/Pana danych osobowych, na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa lub formie elektronicznej. Szczegółowe informacje dotyczące składania skarg są dostępne na stronie internetowej urzędu www.uodo.gov.pl

ORLEN Petrobaltic S.A. w ramach prowadzonej działalności przetwarza dane zawarte w korespondencji, ofertach, we wnioskach o udzielenie zamówienia, umowach i dokumentach związanych z realizacją umów/zamówień/zleceń oraz znajdujące się w publicznie dostępnych rejestrach (np.: Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej RP) i Internecie. Wśród tych informacji przetwarzane są dane, które na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, mają charakter danych osobowych.

ORLEN Petrobaltic S.A. zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych (ADO) jest ORLEN Petrobaltic S.A. z siedzibą przy ul. Stary Dwór 9 w Gdańsku, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000171101 (dalej zwana ORLEN Petrobaltic).

2. Nasze dane kontaktowe to: adres e-mail orlen.petrobaltic@orlen.pl adres do korespondencji: 80-758 Gdańsk, ul. Stary Dwór 9.

3. ORLEN Petrobaltic wyznaczył inspektora ochrony danych. Jest to osoba, z którą Pani/Pan może się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Z inspektorem ochrony danych (IOD) można skontaktować się pod adresem e-mail: iod.lpb@energa.pl lub korespondencyjnie na adres ORLEN Petrobaltic wskazany w pkt. 2 z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”. Dane dotyczące IOD dostępne są również na stronie internetowej https://petrobaltic.orlen.pl/pl/dane-osobowe.

4. ORLEN Petrobaltic otrzymał Pani/Pana dane osobowe od podmiotu (dalej Kontrahenta), z którym spółka utrzymuje kontakty biznesowe, współpracuje na podstawie zawartej umowy lub który ubiega się o udzielenie zamówienia/zlecenia (dalej zwane Umowa), pozyskał je z ogólnie dostępnych baz danych lub Internetu albo bezpośrednio od Pani/Pana.

5. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w związku z utrzymywaniem kontaktów biznesowych, ubieganiem się Kontrahenta o zawarcie Umowy lub zawarciem i realizacją Umowy w następujących celach:

a. ustalenia/potwierdzenia posiadanych uprawnień osób wskazanych do reprezentacji Kontrahenta;

b. ustalenia/potwierdzenia uprawnień do wykonywania/realizacji zapisów Umowy lub spełnienia innych wymagań określonych w Umowie;

c. realizacji przedmiotu Umowy;

d. realizacji funkcji, uprawnień i obowiązków organów Podmiotu Dominującego w Grupie Kapitałowej ORLEN oraz uprawnionych podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej ORLEN, tj. gdy jest to niezbędne, przekazanie Pani/Pana danych osobowych do ORLEN S.A. lub innych spółek Grupy Kapitałowej ORLEN w celu realizacji ich kompetencji;

e. raportowania, monitorowania, kontroli wykonywania Umowy i jej rozliczenia;

f. stosowania wewnętrznych procedur w zakresie monitorowania przestrzegania prawa oraz ochrony ORLEN Petrobaltic przed nadużyciami i nieprawidłowościami, w tym w szczególności stosowania procedur antykorupcyjnych, przeciwdziałania nadużyciom i konfliktowi interesów, wykrywania nadużyć oraz zapewnienia bezpieczeństwa biznesowego ORLEN Petrobaltic;

g. zapewnienia ochrony osób i mienia ORLEN Petrobaltic;

h. zapewnienia bezpieczeństwa osób i przestrzegania przepisów BHP na terenie i w obiektach ORLEN Petrobaltic poprzez wprowadzenie szczególnego nadzoru nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków zabezpieczenia technicznego (SKD, SSWiN) i umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring wizyjny);

i. kontroli przestrzegania zasad poufności i ochrony informacji, w tym danych osobowych;

j. wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na ORLEN Petrobaltic, w tym m.in. obowiązków instytucji obowiązanej, wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu („ustawa AML”);

k. utrzymywania kontaktów służbowych i wymiany korespondencji;

l. wypełniania obowiązków wynikających z umów zawartych z innymi kontrahentami przez ORLEN Petrobaltic;

m. przesyłania, archiwizacji lub niszczenia dokumentacji;

n. ustalania i dochodzenia roszczeń i odszkodowań, obrona przed ewentualnymi roszczeniami;

o. wypełnienia obowiązków nałożonych na ORLEN Petrobaltic przez przepisy prawa.

6. Dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z:

a. art. 6 ust 1 lit. c RODO – w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na ORLEN Petrobaltic na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym m.in. przepisów podatkowych, ustawy o rachunkowości, ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dotyczy członków organów statutowych lub pełnomocników), rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie nadużyć na rynku, przepisów o dostępie do informacji publicznej, przepisów służących ochronie życia i zdrowia lub służących ochronie środowiska,

b. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora lub strony trzeciej oraz w celu realizacji przedmiotu Umowy. Prawnie uzasadnionym interesem ORLEN Petrobaltic jest m.in. dochodzenie roszczeń wynikających z przepisów prawa, stosowanie wewnętrznych procedur nadzoru zgodności z prawem, zapewnienia ochrony osób i mienia, realizacja uprawnień podmiotu dominującego w grupach kapitałowych, wywiązanie się z postanowień umów.

7. Zakres danych osobowych przetwarzanych przez ORLEN Petrobaltic w związku utrzymywaniem kontaktów biznesowych lub z zawarciem, realizacją i rozliczeniem Umowy:

a. dane identyfikacyjne (imię i nazwisko): członków organów, przedstawicieli, pełnomocników Kontrahenta, wykonawcy, podwykonawcy i innych osób wskazanych w dokumentach składanych w związku z zawarciem Umowy oraz w trakcie realizacji Umowy lub w ramach prowadzonej współpracy biznesowej,

b. dane osób wymienionych w ppkt. a powyżej zawarte w ogólnie dostępnych bazach danych np. KRS lub w Internecie,

c. dane osób wymienionych w ppkt. a powyżej zawarte w zaświadczeniu z Krajowego Rejestru Karnego, jeżeli przedstawiciel/pełnomocnik Kontrahenta, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, zobowiązany jest do przedstawienia (złożenia) takiego zaświadczenia,

d. dane identyfikacyjne (w tym numer PESEL) i adresowe pełnomocników Kontrahenta, wykonawcy i podwykonawcy zawarte w treści pełnomocnictwa,

e. dane identyfikacyjne (w tym numer PESEL) osób wymienionych w ppkt. a powyżej, wchodzących do obiektów ORLEN Petrobaltic;

f. dane identyfikacyjne (w tym numer PESEL, numer dokumentu tożsamości) niezbędne do organizacji i realizacji transportu powietrznego lub morskiego na platformy;

g. dane o uprawnieniach zawodowych i kwalifikacjach, odbytych szkoleniach oraz dane znajdujące się w dokumentach potwierdzających posiadane uprawnienia/kwalifikacje, o ile z prowadzonej współpracy biznesowej lub Umowy wynika obowiązek podania tych danych;

h. dane teleadresowe (służbowy adres e-mail, numer telefonu) wskazane do utrzymywania kontaktu, oraz stanowisko lub pełniona funkcja ww. osób, jeżeli jest to niezbędne w procesie zawierania i realizacji Umowy lub wynika z zapisów Umowy.

8. Odbiorcami danych osobowych mogą zostać:

a. organy i podmioty publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądy, organy ścigania, instytucje państwowe, podmioty upoważnione do prowadzenia kontroli, gdy wystąpią z żądaniem udostępnienia danych w oparciu o stosowną podstawę prawną;

b. Orlen S.A. jako podmiot dominujący w Grupie Orlen oraz inne podmioty z Grupy Orlen, w celu wykonywania posiadanych uprawnień lub realizacji umów wiążących ORLEN Petrobaltic i te podmioty;

c. audytorzy zewnętrzni, biegli rewidenci i doradcy podatkowi;

d. podmioty świadczące usługi doradztwa prawnego oraz w zakresie spraw sądowych;

e. uprawnione instytucje finansowe np. banki realizujące transakcje, firmy ubezpieczeniowe;

f. inni kontrahenci współpracujący z ORLEN Petrobaltic jeżeli z zakresu takiej współpracy biznesowej/realizowanej umowy wynika obowiązek przekazania im Pani/Pana danych osobowych;

g. podmioty dostarczające korespondencję;

h. podmioty wykonujące usługi niszczenia i archiwizacji dokumentacji;

i. podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń wykorzystywanych przez ORLEN Petrobaltic;

j. podmioty świadczące usługi informatyczne w zakresie wsparcia i utrzymania systemów wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych przez ORLEN Petrobaltic, w tym poczty elektronicznej.

ORLEN Petrobaltic może powierzyć dane osobowe dostawcom usług lub produktów działającym na jego rzecz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonywania czynności na udokumentowane polecenie ORLEN Petrobaltic, pod warunkiem zachowania poufności i zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa powierzonych danych osobowych na poziomie nie niższym niż w ORLEN Petrobaltic.

9. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych w rozumieniu RODO. Przekazanie danych osobowych będzie mogło nastąpić pod warunkiem spełniania przez podmioty otrzymujące wymagań określonych w RODO. Ograniczyliśmy nasze miejsca przechowywania danych do centrów danych w Unii Europejskiej. Nie możemy jednak wykluczyć przesyłania danych przez serwery internetowe znajdujące się poza UE. Może

to mieć miejsce w szczególności w przypadku, gdy uczestnicy spotkań online znajdują się w państwie trzecim. Ponadto nie możemy wykluczyć, że firma Microsoft US może uzyskać dostęp do miejsca przechowywania danych, którego używamy do celów konserwacji i pomocy technicznej.

10. Przetwarzanie danych osobowych nie będzie wykorzystywane do podejmowania decyzji, dotyczących Pani/Pana, w sposób zautomatyzowany lub do profilowania.

11. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt. 5 lub do chwili pozytywnego rozpatrzenia wniesionego przez Panią/Pana sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

12. Okres, przez który dane osobowe będą przetwarzane, wyznaczany będzie m.in. w oparciu o następujące kryteria:

a. czas niezbędny do utrzymywania z Panią/Panem kontaktów służbowych związanych ze współpracą biznesową, zawieraniem i realizacją Umowy;

b. termin realizacji i rozliczenia Umowy;

c. termin wypełniania obowiązków prawnych ciążących na ORLEN Petrobaltic na podstawie obowiązujących przepisów prawa;

d. okres archiwizacji dokumentacji dotyczącej realizacji Umowy lub współpracy biznesowej;

e. czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń wynikających z przepisów prawa.

13. Jeżeli dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Pani/Pana to informujemy, że podanie danych jest dobrowolne ale niezbędne do realizacji przedsięwzięć biznesowych/zawarcia i realizacji Umowy.

14. Osoba, której dotyczą dane posiada prawo do:

a. dostępu do danych osobowych jej dotyczących i żądania ich kopii, z uwzględnieniem faktu, że ORLEN Petrobaltic może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania;

b. sprostowania lub uzupełnienia jej danych osobowych;

c. żądania od ORLEN Petrobaltic ograniczenia przetwarzania danych osobowych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa, w tym m.in. w przypadkach, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d. usunięcia danych osobowych, jeżeli nie następują przesłanki wyłączające, wskazane w art. 17 ust. 3 RODO;

e. złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Z uprawnień mogą Państwo skorzystać kontaktując się pisemnie lub mailowo z ORLEN Petrobaltic.

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych, na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa lub formie elektronicznej. Szczegółowe informacje dotyczące składania skarg są dostępne na stronie internetowej urzędu www.uodo.gov.pl.

ORLEN Petrobaltic S.A. w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających na terenach i w obiektach administrowanych przez spółkę oraz ochrony mienia prowadzi monitoring wizyjny. Teren, obiekty i pomieszczenia objęte monitoringiem wizyjnym oznakowane są tablicami informacyjnymi lub piktogramami. ORLEN Petrobaltic S.A. zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) uprzejmie informujemy, że:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych (ADO) jest ORLEN Petrobaltic S.A. z siedzibą przy ul. Stary Dwór 9 w Gdańsku, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000171101 (dalej zwana ORLEN Petrobaltic).

2) Nasze dane kontaktowe to: adres e-mail orlen.petrobaltic@orlen.pl adres do korespondencji: 80-758 Gdańsk, ul. Stary Dwór 9.

3) ORLEN Petrobaltic wyznaczył inspektora ochrony danych. Jest to osoba, z którą Pani/Pan może się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Z inspektorem ochrony danych (IOD) można skontaktować się pod adresem e-mail: iod.lpb@energa.pl lub korespondencyjnie na adres ORLEN Petrobaltic wskazany w pkt. 2 z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”. Dane dotyczące IOD dostępne są również na stronie internetowej https://petrobaltic.orlen.pl/pl/dane-osobowe.

4) Dane osobowe:

a. w postaci wizerunku przetwarzane będą zgodnie z art. 6 ust 1 lit. f RODO i na podstawie art. 222 kodeksu pracy,

b. identyfikacyjne (imię, nazwisko, nr pesel, nr rej. pojazdu, nazwa firmy) przetwarzane będą zgodnie z art. 6 ust 1 lit. f RODO oraz zgodnie z art. 6 ust 1 lit. c RODO,

w celu realizacji uzasadnionych interesów ORLEN Petrobaltic, wiążących się z ochroną mienia i zapewnieniem bezpieczeństwa na terenie i w obiektach użytkowanych przez ORLEN Petrobaltic, a w szczególności:

• w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób (pracowników, klientów, kontrahentów, gości), ochrony mienia ORLEN Petrobaltic oraz zapewnienia zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić ORLEN Petrobaltic na szkodę;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń wynikających z przepisów prawa;
• udzielania uprawnionym organom państwowym odpowiedzi w toczących się postępowaniach dotyczących zdarzeń w monitorowanych obszarach.

5) Odbiorcą danych osobowych mogą zostać:

• organy państwowe i instytucje publiczne uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądy, organy ścigania lub instytucje państwowe, gdy wystąpią z żądaniem, w oparciu o stosowną podstawę prawną;
• osoby fizyczne, które wystąpią o udostępnienie swoich danych osobowych, wskażą swój prawnie uzasadniony interes a wniosek ich zostanie rozpatrzony pozytywnie;
• podmiot Dominujący w Grupie Orlen oraz inne podmioty z Grupy Orlen, w celu wykonywania posiadanych uprawnień lub na podstawie umów wiążących ORLEN Petrobaltic i te podmioty;
• zakład ubezpieczeń, z którym ORLEN Petrobaltic ma podpisaną umowę ubezpieczeniową;
• organizacje związkowe w zakresie obowiązujących przepisów prawa;
• podmioty świadczące usługi bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;
• podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń wykorzystywanych przez ORLEN Petrobaltic;
• podmioty dostarczające korespondencję;
• podmioty wykonujące usługi niszczenia dokumentacji;
• podmioty świadczące usługi obsługi prawnej.

ORLEN Petrobaltic może powierzyć Twoje dane osobowe dostawcom usług lub produktów działającym na jego rzecz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonywania czynności na udokumentowane polecenia ORLEN Petrobaltic, pod warunkiem zachowania poufności i zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa Twoich danych osobowych.

6) Twoje dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich.

7) Przetwarzanie Twoich danych osobowych nie będzie służyło do podejmowania decyzji w sposób automatyczny i nie będzie służyło do profilowania.

8) Okres przetwarzania danych osobowych uzależniony jest od celu w jakim są one przetwarzane, tj. dane będą przetwarzane przez okres:

• w przypadku monitoringu, maksymalnie przez okres nie dłuższy niż 45 dni;
• w przypadku ewidencji wejść, maksymalnie przez okres nie dłuższy 10 lat;
• do czasu prawomocnego zakończenia postępowań, w których przetwarzane dane osobowe mogą być lub będą dowodem w sprawie;
• w odniesieniu do prawnie uzasadnionych interesów, dane będą przetwarzane do czasu upływu terminu dochodzenia roszczeń lub do chwili uwzględnienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

9) Informujemy o przysługującym prawie do:

• dostępu do swoich danych osobowych i żądania ich kopii (jeżeli realizacja tego prawa nie naruszy praw innych osób) z uwzględnieniem faktu, że ORLEN Petrobaltic może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania;
• usunięcia danych, jeżeli nie następują przesłanki wyłączające, wynikające z art. 17 ust. 3 RODO;
• żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa, w tym m.in. w przypadkach, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;

Z uprawnień może skorzystać kontaktując się pisemnie lub e-mail z ORLEN Petrobaltic (pkt 2) lub z IOD (pkt 3).

10) Informujemy o prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na przetwarzanie Twoich danych osobowych, na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa lub formie elektronicznej. Szczegółowe informacje dotyczące składania skarg są dostępne na stronie internetowej urzędu www.uodo.gov.pl